内容証明の書き方・書式

内容証明とは

内容証明は正式には「内容証明郵便」と言い、郵便を出した「差出人」「日付」「送付先」「郵便の内容」を第三者である郵便局が証明する制度です。

但し、例えば「内容証明に書かれた文書の内容が事実である」ことを証明するわけではなく、基本的に「内容証明によって書かれた文書が法的な効力を持つわけではない」ことにご注意下さい。

とは言え、この「日付」や「内容」の証明が、クーリング・オフや債務不履行における催告・解除、時効による債権消滅通知など、 法的に重要な意味を持つ場合もあります。

一般的には、法的措置の通告などに利用されることが多いと言えます。
詐欺対策においても訴訟を提起する前に相手方に内容証明郵便を送るケースは多いです。

内容証明の書き方のルール

手書きでも構いませんが、ミスが修正できるようにパソコンの「Microsoft Word」で作成してプリントアウトした方がよろしいでしょう。

また、内容証明には書式などのルールが決められていますが、複数ありますので下記のルールにて作成して下さい。

  1. 一枚につき、横書き26文字以内、縦20行以内(句読点含む)で作成する
  2. 字のサイズは12ポイントにする
  3. A4用紙でプリントアウトする
  4. 使用できるのは日本語のみ
    (※例外として「氏名」「社名」「商品」等の固有名詞のみアルファベットの使用が可能)

内容証明を出すには「相手に送られる正本1通」と「ご自身と郵便局が保管する謄本2通」が必要になりますので、合計で3通をプリントアウトして下さい。

※郵便局には封筒と訂正用の印鑑もご持参下さい。

さらに内容証明とは別に、相手に配達したことを証明するために、必ずオプションサービスの「配達証明」をつけなければなりません。

損害賠償請求をする場合の内容証明の書き方・書式

①タイトル

最初に内容証明の文書のタイトルを記載します。「通知書」等とするのが一般的です。

②日付

日付が重要な意味を持つケースもあります。

③相手方の氏名・住所

相手方の氏名・住所の上に「被通知人」等と記載するのが一般的です。

④自身の氏名・住所

同様に氏名・住所の上に「通知人」等と記載するのが一般的です。

⑤内容

通知書の書き方はケースバイケースとなりますが、必ず書かなければならないのは「相手に対する意思表示(契約の解除や損害賠償請求など)」です。

その他の書き方は、交渉に持ち込みたいのか、裁判にしたいのかでも変わってきます。余計なことは書かずに簡潔に終わらせる場合もあれば、相手に対する説明的な文章を作成する場合もあります。

※事実ではないことを元に損害賠償を請求(金銭の支払い)する内容を書くと、恐喝とみなされる可能性があります。

その場合、内容証明郵便が逆に恐喝の証拠となってしまうので、事実ではないことはもちろん、証明できないことを根拠にしたり、証拠のない状況で相手方に金銭の支払いを請求するのはできるだけ避けなければなりません。

※内容証明(通知書)の書式サンプルを掲載していますのでご参考下さい。
[内容証明サンプルPDF]

内容証明郵便を出せる郵便局

内容証明郵便はどの郵便局でも出せるわけではありません。少々面倒ですが、「内容証明取扱郵便局」に行く必要があります。

下記ページの「利用条件から探す」でお近くの「内容証明取扱局」を探すことができます。

日本郵政 郵便局・ATM をさがす

電子内容証明サービス

内容証明郵便を出せる郵便局は決まっており、また、なかなか出しに行く時間が取れない場合もあります。

そのような場合には「電子内容証明サービス」を使用してもよろしいかもしれません。

電子内容証明サービス

このサービスでは、パソコンから24時間いつでも内容証明を郵便局に電子データで送ることができます。※文書作成ソフトの「Word」か「一太郎」が必要です。

また、文書で書いた場合よりルールが厳格でなく、料金が若干安くなるのもメリットです。

郵便局に送られた電子データから相手先に内容証明の正本が送られ、謄本がご自身のもとに届けられます。

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関連項目